חשבונית דיגיטלית היא אחת משיטת העבודה החשובות ביותר בניהולו של כל עסק. השימוש באופציה זו יצרה מהפך בהתנהלות הפנים ארגונית בכל עסק הן אם מדובר בעסק קטן והן אם מדובר בעסק גדול. הפעילות הפיננסית העסקית באמצעות חשבונית דיגיטלית

התוכנות האינטרנטיות של הנהלת החשבונות, מאפשרות להפיק סוגים שונים של מסמכים הנחוצים לבתי העסק השונים, על פי הצורך שלהם כמו לדוגמה:

• חשבונית דיגיטלית – העסק שולח את החשבונית ללקוח שלו תוך פירוט של העבודות שבוצעו עבורו על פי הזמנתו. בחשבונית זו מופיעה העלות ליחידה, ריכוז של כל הפריטים שנרכשו ומועד התשלום על פי תנאי התשלום שסוכמו מראש עם הלקוח. בעל עסק יכול לקבוע עם כל לקוח תנאי תשלום אחרים על פי רמת הסיכון מולו, לכן עבור חלק מהלקוחות מועד התשלום שנקבע הוא במזומן עם קבלת הסחורה ולאחרים 15 יום, 30 יום וכו’.
• קבלה דיגיטלית – כאשר הלקוח משלם באמצעות העברה בנקאית, ביט, המחאה, מזומן וכו’ העסק מפיק קבלה ומציין בה את הסכום שהתקבל ואת שיטת התשלום. בכרטסת הנהלת החשבונות שבתוכנה, הקבלה סוגרת את החשבונית וכך ללקוח לא קיים חוב.
• חשבון עסקה – זוהי דרישת תשלום שמפיקים ללקוח, חשבון פרופורמה. כך הוא יודע מהו החיוב שלו ואיך הוא נקבע ובהתאם כך הוא מעביר תשלום לספק.
• חשבונית מס קבלה – כשהלקוח העביר תשלום על סמך חשבון העסקה, העסק מפיק חשבונית מס קבלה וכך חשבון העסקה נסגר מול חשבונית מס הקבלה והחוב של הלקוח הוא אפס. אם יש הפרשים בין התשלום בפועל לבין דרישת התשלום, בהתאם לסיכום עם הלקוח בית העסק סוגר טכנית בתוכנה את ההפרשים, או לחלופין סכום זה נותר כחוב פתוח.
• חשבונית מס זיכוי – כאשר הלקוח מחזיר סחורה מכל סיבה שהיא, בית העסק מפיק חשבונית מס זיכוי, כדי לזכות אותו ולקזז סכום זה מיתרת החוב שלו.
• בתוכנה זו אפשר להשתמש גם בתיעוד נלווה שהוא לא חשבונאי אך מסייע להליך העבודה כיוון שהוא על בסיס זהה ונשמר במערכת. כמו לדוגמה, הזמנת רכש, הצעת מחיר, חשבונית ריטיינר קבוע חודשית, תעודת משלוח ועוד.

היתרונות של שימוש בחשבונית דיגיטלית

כאשר כל העבודה החשבונאית מתנהלת באמצעות תוכנה אחת בדומה ל-CRM  למשל יש מידע רב וזהו כלי ניהולי ממדרגה ראשונה עבור כל עסק. אפשר להכין דוחות של הכנסות בחודש מסוים, בכמה חודשים, בשנה או בכל פילוח אחר. כך מסיקים מסקנות על דרך ההתנהלות הקיימת ועל שינויים שכדאי לבצע.

מעבר לכך אפשר להפיק דוחות וכרטסות של כל אחד מהלקוחות כדי לדעת מהו החוב שלו וממה הוא נובע, אם יש חשבונית שהוא לא שילם עבורה, חשבונית שלא שילם במלואה וכו’.

דיווחים לרשויות המס

בכל תחילת חודש או אחת לחודשיים כל בית עסק אמור לדווח על הכנסותיו לרשויות. עסקים קטנים מדווחים בדרך כלל אחת לחודשיים ועסקים גדולים אחת לחודש. בתחילתו של חודש הדיווח מנהל החשבונות מפיק מהתוכנה קובץ של דוח מע”מ  ומעביר קובץ זה באמצעות המייל ליועץ המס או לרואה החשבון של העסק.

בדוח מפורט זה מופיע מלוא המידע עבור רשויות מע”מ כמו המספור של כל אחת מהחשבוניות שהופקה ללקוחות השונים, פרטי הלקוח כולל פרטי העוסק המורשה שלו. מנהלי החשבונות במשרדים הללו מבצעים קיזוז של המע”מ, על פי ההוצאות של העסק ושולחים את הקובץ הממוחשב למשרדי מע”מ. בדרך זו הנציגים ברשויות המס יכולים לבצע הצלבת נתונים כאשר הם מעוניינים לבדוק התנהלות של עוסק זה או אחר, אם יש דברים שנראים להם תמוהים או לא הגיוניים בהתנהלות.

השיטה הדיגיטלית מול השיטה הידנית

קיים הבדל תהומי של השיטה ממוחשבת מול השיטה הישנה הידנית, שבה הלכו לאיבוד חשבוניות ולכן לא היה רצף חשבונאי ולא היה אפשר לנהל את הספרים החשבונאיים כיאות.

*אין במאמר זה, בחלקו או במלואו, כל הבטחה להשגת תשואות מהשקעות ואין האמור בו מהווה ייעוץ מקצועי לבצע השקעות בתחום כזה או אחר.